Google Sheets - 用資料透視表(樞紐分析表)分析日常支出

Posted on  Feb 4, 2023  in  Google 試算表  by  Amo Chen  ‐ 3 min read

資料透視表(或稱樞紐分析表、 pivot table)是試算表中必須學會的功能,也是踏入資料分析的第一課。通常我們對於大量條列式的資料很難察覺出洞見或趨勢,譬如下列消費支出紀錄,當資料一多時,我們很難一眼看出到底是哪個類別或哪個月份支出最多:

利用資料透視表可以讓我們很快速的對資料按需求進行匯總(aggregate),對欄位進行分組匯總,例如我們可以按類別以及月份對消費金額進行匯總,產生以下的資料透視表,就能一眼看出每個月份何種類別佔支出大宗:

學會資料透視表之後不僅僅可以運用在自身財務相關的分析,也可以運用在職場上,絕對是超值的投資。

資料透視表 / 樞紐分析表 / Pivot table

本文以消費支出為例,運用資料透視表建立每個月的消費分析,本文的資料集與範例可以在以下試算表中取得:

PIVOT TABLE - Google Sheets

資料透視表的建立相當簡單,只要選取資料之後,到 [插入] > [資料透視表] 即可建立:

接著 Google Sheets 會詢問資料透視表要產生到新的工作表還是現有工作表,選擇 新的工作表 後按 建立 即可:

然後就可以看到一個空蕩蕩的資料透視表產生,例如下圖,接著最重要的就是要對下圖右側紅框部分按照需求進行設定:

如果是初次使用的人到此步驟肯定會感到疑惑,不知道從何設定起,建議大家在建立資料透視表時,可以初步將表格的長相畫出來,例如本文希望按照類別對每個月建立消費分析,長得就像下列表格,其中問號的部分(或稱為樞紐)為類別消費金額加總:

有了這張假想的表,我們就可以知道資料透視表如何設定:

  • 要設定為類別
  • 要設定為月份
  • 要設定為金額,匯總的依據為 SUM (總和)

設定如下圖:

設定好之後,就會產生下列的資料透視表,看起來是否更專業更容易進行分析呢?

不過對於純數值型的資料,人類還是很難輕易進行分析,通常我們會再將數字化為總和百分比,以方便閱讀與比較,這時我們可以增加一個新的,設定為金額,並將顯示方式改為欄總和百分比,代表以月份消費總額進行百分比的換算:

設定好之後,就可以產生更好閱讀的資料透視表,可以看出十月份的消費支出以保險 40.50% 佔大宗:

直到目前為止,我們僅針對月份以及類別進行匯總分析,如果我們想進一步知道某個類別下的哪個項目的消費情況,就可以在新增一個設定為項目,試算表會自動為我們進行匯總:

設定成功之後,就可以發現資料透視表可以進一步展開細項囉:

篩選器

資料透視表也提供篩選器(filter)的功能,讓使用者可以過濾出想看的資料:

以本文範例為例,可以新增月份篩選器,讓資料透視表只顯示想看的月份:

總結

資料透視表是相當實用的功能,不僅僅可以運用在消費支出的統計,如果是商務相關的報表,例如進貨明細或者營收明細,也都可以使用資料透視表進行彙整分析,肯定能夠從報表中找到一些洞見(insight)作為經營或改善的指引。

以上。

References

建立及使用資料透視表 - 電腦 - Google 文件編輯器說明

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